Transformasi digital dalam pengelolaan sumber daya manusia mendorong perusahaan untuk meninggalkan proses manual yang rumit dan beralih ke sistem yang lebih terintegrasi. Salah satu solusi yang kini menjadi standar dalam praktik Human Resource modern adalah HRIS. Kehadiran HRIS membantu perusahaan mengelola data karyawan, administrasi, hingga pengambilan keputusan strategis secara lebih efisien dan akurat.
Banyak praktisi HR maupun profesional pemula masih bertanya, apa itu HRIS, bagaimana sistem HRIS bekerja, serta tools HRIS apa saja yang umum digunakan di perusahaan. Artikel ini akan membahas HRIS mulai dari pengertian, fungsi, hingga contoh implementasi tools HRIS yang digunakan di dunia kerja.
Apa Itu HRIS?
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan memproses data sumber daya manusia dalam suatu organisasi. HRIS mengintegrasikan berbagai fungsi HR seperti data karyawan, absensi, cuti, penggajian, hingga pelaporan ke dalam satu sistem terpusat.
Menurut panduan dari Forbes Advisor, teknologi HRIS berfungsi sebagai “perekat” yang menyatukan berbagai operasional perusahaan yang terpisah menjadi satu kesatuan yang koheren dan efisien. Dengan menggunakan sistem ini, organisasi tidak hanya mampu mengotomatisasi tugas administratif yang repetitif, tetapi juga memiliki akses ke data yang akurat untuk mendukung efisiensi dan produktivitas tim secara keseluruhan.
Sistem HRIS dalam Perusahaan
Dalam praktiknya, sistem HRIS dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses HR ke dalam satu platform. Sistem ini dapat berbasis on-premise maupun cloud, dengan tren penggunaan HRIS berbasis cloud yang semakin dominan karena fleksibilitas dan kemudahan aksesnya. Sistem HRIS dalam perusahaan umumnya mencakup beberapa hal berikut:
- Database karyawan terpusat,
- Pengelolaan absensi dan cuti,
- Administrasi kontrak dan status kerja,
- Sistem penggajian dan pajak,
- Pelaporan dan analisis data HR.
Dalam manajemen SDM, digitalisasi berperan besar untuk menciptakan transparansi dan akurasi data, yang pada akhirnya membantu organisasi memastikan kepatuhan terhadap regulasi serta standar ketenagakerjaan yang berlaku.
Fungsi dan Manfaat HRIS bagi Human Resource
Implementasi HRIS memberikan dampak signifikan terhadap efektivitas fungsi Human Resource. Beberapa fungsi dan manfaat utama HRIS antara lain meningkatkan efisiensi kerja HR dengan mengurangi proses manual, meminimalkan risiko kesalahan data administrasi, serta menyediakan data real-time untuk analisis dan perencanaan SDM.
Bagi tim HR, HRIS membantu memfokuskan peran mereka pada fungsi strategis seperti pengembangan karyawan dan perencanaan organisasi, bukan sekadar pekerjaan administratif. Sementara bagi manajemen, HRIS menjadi sumber data yang andal untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data (data-driven decision making).
Tools HRIS dan Aplikasi HRIS yang Umum Digunakan
Seiring berkembangnya teknologi, berbagai tools HRIS dan aplikasi HRIS yang digunakan perusahaan, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Tools HRIS umumnya mencakup fitur utama seperti database karyawan, absensi dan kehadiran, pengelolaan cuti, payroll, serta pelaporan HR.
Aplikasi HRIS modern juga dilengkapi dengan fitur Employee Self Service (ESS) yang memungkinkan karyawan mengakses data mereka sendiri, mengajukan cuti, melihat slip gaji, hingga mencatat kehadiran melalui perangkat mobile. Hal ini membantu mengurangi beban administratif HR sekaligus meningkatkan transparansi bagi karyawan.
HRIS by GajiHub
Salah satu contoh aplikasi HRIS yang banyak digunakan perusahaan di Indonesia adalah HRIS by GajiHub. GajiHub merupakan platform HRIS berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara efisien dan terintegrasi dalam satu sistem. Berdasarkan informasi dari laman resmi GajiHub, platform ini dirancang untuk menyederhanakan proses HR mulai dari absensi, cuti, hingga penggajian.
1. Kegunaan HRIS GajiHub dalam Perusahaan
Sebagai tools HRIS, GajiHub membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR utama, seperti manajemen data karyawan terpusat, otomatisasi absensi dan kehadiran, pengelolaan cuti dan lembur, serta penghitungan payroll secara otomatis. Sistem ini juga mendukung Employee Self Service sehingga karyawan dapat mengakses data dan layanan HR secara mandiri.
2. Fitur Utama Aplikasi HRIS GajiHub
GajiHub menyediakan berbagai fitur HRIS yang relevan dengan kebutuhan perusahaan, antara lain:
- Manajemen absensi berbasis mobile dengan validasi lokasi
- Employee Self Service (ESS) untuk cuti, izin, dan slip gaji
- Payroll otomatis termasuk perhitungan PPh 21 dan BPJS
- Manajemen data dan database karyawan terintegrasi
- Laporan HR dan payroll yang dapat diakses secara real-time
Seluruh fitur tersebut dirancang untuk membantu HR bekerja lebih efisien dan meminimalkan kesalahan administratif
3. Kelebihan GajiHub sebagai Tools HRIS
Salah satu kelebihan utama GajiHub adalah konsep all-in-one HR platform, seluruh proses HR dapat dikelola dalam satu sistem. Selain itu, GajiHub berbasis cloud dan mobile-friendly, sehingga mudah digunakan oleh perusahaan dengan sistem kerja fleksibel. GajiHub juga menyediakan dukungan dan pelatihan bagi pengguna, sehingga memudahkan proses adaptasi bagi tim HR.
Belajar HRIS secara Praktis melalui Bootcamp HR
Memahami HRIS tidak cukup hanya dari teori. Praktik langsung menggunakan tools HRIS menjadi kunci bagi HR profesional agar siap menghadapi kebutuhan perusahaan modern.
Jika kamu ingin mempelajari HRIS secara komprehensif, termasuk praktik menggunakan aplikasi HRIS seperti GajiHub, kamu dapat mengikuti Professional Human Resource Bootcamp atau Career Accelerator Human Resource Bootcamp di TempatBelajar.id. Program ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman sistem HRIS, praktik langsung tools HR digital, serta kesiapan karier sebagai HR profesional yang relevan dengan kebutuhan industri saat ini.